Software as a Service (SaaS) bestaat al meer dan tien jaar, maar het is waarschijnlijk pas in de afgelopen paar jaar uitgegroeid tot het favoriete model voor veel organisaties die IT inzetten voor onder andere de inkoopprocessen.


Wie bij de afdeling Inkoop werkt, maakt zich waarschijnlijk minder zorgen over server virtualisatie en multi-tenant architectuur, dan over het leveren van zakelijke voordelen voor de organisatie. Het behalen van doelstellingen is meer van belang dan het snel en effectief in productie brengen van een nieuw informatiesysteem. Toch, als de voordelen die SaaS met zich meebrengt niet voldoende bekend zijn bij de implementatie, zal het maximale resultaat niet bereikt worden.

Dit artikel belicht de belangrijkste aspecten die succesvolle bedrijven goed hebben gedaan met de implementatie van SaaS.

Waarom nu?

Tot een paar jaar geleden leek business technology achter te liggen op de technologische ervaring van de consument. Een van de belangrijkste redenen die het bedrijfsleven hiervoor geeft is de lange ontwikkelingscyclus van softwareleveranciers, gevolgd door lange testperiodes.

SaaS brengt hier verandering in. SaaS is software die wordt beheerd door de softwareleverancier in de cloud. De software is eenvoudig toegankelijk via een web browser, zonder de noodzaak zelf een IT-infrastructuur te bouwen en software te installeren. Zie het als het uitbesteden van het business systeem, inclusief de levering, de ontwikkeling en het onderhoud.

Waarom Saas?

De sleutel tot de snelle en effectieve implementatie van SaaS is dat alle bedrijven maar één enkele versie van het systeem hoeven te gebruiken, waarbij de gegevens van elke onderneming strikt gescheiden worden opgeslagen. Met SaaS is het mogelijk om sneller en gemakkelijker het systeem te onderhouden. Daarbij zorgt de gebruiksvriendelijke interface, die in overeenstemming is met consumentenervaringen, ervoor dat bedrijfsprocessen soepeler en sneller verlopen.

SaaS is frisser, sneller te implementeren en heeft een beter kosten – baten ratio.

Maar hoe dan?

Met een enkele systeemversie voor alle bedrijven zijn er een aantal belangrijke randvoorwaarden voor een effectieve implementatie. Als de mentaliteit en principes van een paar jaar geleden worden toegepast kan dat wellicht resulteren in een mislukking. Hier zijn enkele belangrijke tips die kunnen helpen bij een effectieve implementatie van SaaS:

Erken dat zaken er anders voor staan
Dit moet op de eerste plaats geaccepteerd worden! U herinnert zich wellicht de ERP-dagen waarin u een workshop inloopt met een rol bruin papier, een lading post-its en een paar markeerstiften en dagen of weken bezig bent met schetsen hoe u wilt dat processen werken. Bij SaaS hoeft dit niet meer. Het werkt zoals het werkt. U kunt het systeem configureren naar de eisen van uw organisatie, maar de processen en functionaliteit staan relatief vast. Deze processen en functionaliteit zijn namelijk gebouwd op bais van best practices en hoewel ze misschien niet voor 100 procent passen bij alle bedrijfsprocessen, passen ze waarschijnlijk wel voor 90 procent. Als dit niet het geval is, dan is het waarschijnlijk de moeite waard om na te denken over het herzien van uw eigen bedrijfsprocessen en wellicht aan te passen.

Het is zeker nodig om nog wat gap-analysewerk te doen, maar dan op basis van een beschikbare oplossing en uw toekomstige bedrijfssituatie en niet op een blanco vel papier. Verspil het voordeel van een goed werkende, beschikbare oplossing niet door veel tijd te besteden aan procesanalyse of aan zaken die niet op korte termijn meerwaarde leveren. Het is heel goed mogelijk om binnen een korte tijd een eenvoudige, werkbare oplossing te integreren.

Kies de juiste bezetting
Dit is een inkoopproject – niet een IT-project. U heeft dus lang niet zoveel IT-betrokkenheid bij uw implementatie nodig als voorheen – en IT moet zeker niet de leiding van het project krijgen. De configuratie, het testen en de trainingen moeten worden geleid door business medewerkers. Dit helpt namelijk bij het Change Management, het halen van zakelijke doelstellingen en de juiste communicatie om de acceptatiegraad van het nieuwe systeem te verhogen. Wijzigingen kunnen snel worden doorgevoerd. Veel softwareproducten brengen elk kwartaal een nieuwe release uit. Dit betekent dat er regelmatig problemen worden opgelost en nieuwe features worden toegevoegd. Deze regelmatige releases voegen ook een andere dimensie toe. Gebruikersacceptatie testen en regressietesten zijn immers geen eenmalige activiteiten. Daarom dient ú ervoor te zorgen dat de juiste mensen regelmatig nieuwe feature releases onderzoeken om ervoor te zorgen dat ze werkbaar zijn voor uw bedrijf. Tot slot kunt u, vanuit projectmanagementperspectief, het beste gebruik maken van een combinatie van Agile- en Watervalmodel die onmiddellijke betrokkenheid van de gebruiker mogelijk maakt.

Beknibbel niet op trainingen en testen
De implementatie van SaaS is meestal een eenvoudiger proces dan een on-premise oplossing, maar vergeet de basisprincipes niet. Grondig testen is nog steeds het belangrijkste, vooral bij integratie met andere systemen. Hetzelfde geldt voor de training. Ja, een SaaS-systeem is wellicht eenvoudig te gebruiken, maar de gebruikers moeten nog steeds worden opgeleid om van het systeem het beste gebruik te maken. Training is een belangrijk hulpmiddel bij Change Management om een grotere groep te doordringen van de boodschap waarom Procurement belangrijk is en kan helpen bij de acceptatie van het nieuwe systeem.

Denk na over uw beheer
Uw IT-afdeling gaat onder andere over het systeembeheer in uw organisatie. Hoewel de leverancier van de SaaS-oplossing veel van die ondersteuningsbehoefte wegneemt, is er nog steeds behoefte aan intern beheer. Dit omvat een eerstelijns support desk voor algemene ‘hoe kan ik …’-type vragen en een klein team van supergebruikers die configuratie-instellingen kunnen aanpassen en bijvoorbeeld nieuwe gebruikers of leveranciers kunnen toevoegen.

Waarom kiezen voor SaaS?

Er zijn vele redenen waarom bedrijven SaaS verkiezen boven on-premise software:

  • Lagere kosten

Met SaaS-oplossingen zijn er geen dure hardware aankopen, noch zijn er dure lokale installaties. Er zijn geen extra kosten voor extra upgrades of onderhoud, omdat dat allemaal wordt verzorgd door de leverancier.

  • Snelle uitvoering

Wanneer er geen extra hardware of lokale installaties nodig zijn, bespaart u niet alleen geld maar ook tijd. Inkopers moeten het bevoorradingsproces kunnen beheren met behulp van een oplossing die een zo hoge beschikbaarheid heeft. Dus hoe minder down-time nodig is, hoe beter.

  • Eenvoudig te updaten

Traditionele on-premise oplossingen vereisen vaak dure updates die veelal slechts eenmaal per jaar kunnen worden gerealiseerd. SaaS-oplossingen worden bijgewerkt op een continue basis. Deze updates worden vervolgens direct ingezet voor alle klanten.

  • Eenvoudig op te schalen

Als er meer gebruikers toegevoegd moeten worden, kan de persoonlijke licentie eenvoudig gewijzigd worden. Nogmaals, er zijn geen fysieke veranderingen ter plekke nodig om op te schalen.

  • Geoptimaliseerd voor gebruiksgemak

SaaS-leveranciers richten zich op het creëren van een uitstekende ervaring voor al hun klanten. Het grote aantal gebruikers betekent dat de leverancier samenhangende feedback krijgt over het gebruik, waardoor hij voortdurend het product verbetert en zorgt voor een goede gebruikerservaring.

Om na te gaan hoe een SaaS oplossing voor uw organisatie eruit kan zien, ga naar www.erplogic.nl of neem vrijblijvend contact op met Frederik van Ruijven via f.vanruijven@erplogic.net

ERP Logic
ERP Logic